Politique de Protection des données

Ainos prend très au sérieux le respect de la vie privée des utilisateurs de son site Web (Utilisateur(s)) et/ou de ses services (Client(s)).

La présente Politique tend à informer les Personnes Concernées (à savoir toute personne physique identifiée ou identifiable) de leurs droits ainsi que des engagements pris par Ainos en ce qui concerne le traitement de leurs Données à Caractère Personnel, lorsqu’elle agit en qualité de responsable de traitement (c’est-à-dire en tant qu’entité déterminant les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel).

Catégories des Données à Caractère Personnel collectées/traitées

Les catégories de Données à Caractère Personnel collectées/traitées par Ainos dans le cadre de l’utilisation de son site Web ou de la délivrance de ses produits et/ou services sont les suivantes:


  • données d’identification personnelles (ex: noms, prénoms, adresse physique et/ou électronique, téléphone, etc.) ;
  • données d’identification électronique (ex: adresses IP, cookies, signature électronique, etc.) ;
  • données relatives à la vie professionnelle (ex: nom de l’employeur, fonction occupée, etc.).

Finalités du traitement des Données à Caractère Personnel

Les Données à Caractère Personnel seront traitées par Ainos pour les finalités suivantes :

  • dans la mesure où le traitement est nécessaire à l’exécution du service (exécution des contrats ou des mesures précontractuelles) ou à la transmission des informations demandées (demande de contact, etc.). En particulier, les Données Personnelles seront traitées pour la mise en oeuvre, l’administration et la gestion de la relation contractuelle ainsi que pour la mise à jour des informations concernant les Utilisateurs et Clients ;
  • dans la mesure où le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle Ainos est soumise ;
  • dans la mesure où le traitement est nécessaire à l’intérêt légitime d’Ainos, notamment dans un objectif d’amélioration de la qualité des services et produits proposés et de fournir des services toujours plus adaptés aux besoins de ses Clients, en particulier dans le cadre d’offres de services complémentaires aux services auxquels le Client aura déjà souscrit et par conséquent à des fins de développement de stratégies commerciales, de prospection et de marketing.

Collecte et traitement des Données à Caractère Personnel

Ainos s’efforce de tout mettre en oeuvre pour collecter et traiter les Données à Caractère Personnel dans le respect des lois et règlementations applicables en matière de protection des données, et notamment en vertu du Règlement (UE) n°2016/679 du 27 avril 2016 (le « Règlement »).

Dans la mesure où cela est possible, Ainos veille à ne recueillir que les informations nécessaires à l'exécution de ses missions dans le cadre de son service à la clientèle ou lors de l’utilisation de son site Web.

La collecte des Données à Caractère Personnel peut se faire notamment via un formulaire papier ou électronique à remplir pour demander des informations sur Ainos et ses services, lors de la commande d’un produit ou service, lors du suivi d’une formation, lors de l’abonnement à une lettre d’information ou encore via un échange de cartes de visite ou le remplissage d’un questionnaire de satisfaction.

Le refus de communiquer les Données Personnelles à Ainos et/ou, le cas échéant, l'interdiction qui lui serait faite de les traiter, tout en étant laissé à la discrétion de toute Personne Concernée, peuvent dans certains cas faire obstacle à la poursuite d’une relation avec Ainos ou à la fourniture de certains produits ou services.

Sécurité et accès aux Données à Caractère Personnel

Ainos s’efforce de mettre en oeuvre des mesures de sécurité appropriées et raisonnables au regard des risques identifiés en vue de protéger les Données à Caractère Personnel contre la destruction, la perte, la modification, la divulgation ou l’accès sans autorisation et toute autre forme de traitement illégal.

Accès et transfert des Données à Caractère Personnel

Ainos peut être amené à transférer les Données à Caractère Personnel à des tiers, que ce soit dans le cadre de ses obligations légales ou dans le cadre de prestations de services confiées à des partenaires de confiance.

Tous les employés et sous-traitants d’Ainos qui ont accès aux Données à Caractère Personnel sont tenus à une stricte obligation de confidentialité et au respect de la sécurité des ces données. Ils n'accèdent qu'aux seules données dont ils ont besoin pour s'acquitter de leur tâche.

En principe, les Données à Caractère Personnel sont conservées dans l’Espace Economique Européen. Ainos ne transfèrera les données en dehors de l’Espace Economique Européen que si elle y est tenue en vertu d’une obligation légale ou règlementaire.

Ainos s’assurera que les garanties appropriées soient mises en place avant de procéder au transfert des Données à Caractère Personnel en dehors de l’Espace Economique Européen, comme par exemple, l’adoption de clauses de protection de données ou encore une décision d’adéquation de la Commission Européenne.

Droits des Personnes Concernées

Dans la mesure où Ainos traite de ses Données à Caractère Personnel, toute Personne Concernée dispose des droits suivants :

  • demander un accès aux données qu’Ainos détient à son sujet (droit d’accès) ;
  • demander leur rectification si elles sont inexactes ou incomplètes, leur suppression si elles sont obsolètes (demande de rectification) ;
  • demander, si les conditions préalables sont réunies, l’effacement définitif de ses données (droit à l’oubli) ;
  • s’opposer au traitement de ses données pour motif légitime, ce aux conditions et dans les limites prévues par le Règlement (droit d’opposition). Dans tous les cas, le client peut s’opposer au traitement de ses Données Personnelles à des fins de prospection directe et ce, sans donner de motif ;
  • demander à ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire ;
  • retirer, à tout moment, le consentement qu’il aura donné (cas où le traitement des Données à Caractère Personnel est fondé uniquement sur le consentement de la Personne Concernée). La légalité du traitement fondé sur le consentement accordé avant son retrait ne sera pas affectée ;
  • demander à recevoir les Données à Caractère Personnel fournies à Ainos, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et transmettre ces données à un autre responsable de traitement, sauf si ce droit porte atteinte aux droits et libertés de tiers (droit à la portabilité) ;

Pour plus d’informations sur l’exercice de ses droits ou pour soumettre une demande d’exercice des droits repris ci-dessus, la Personne Concernée peut envoyer une demande écrite, signée et justifiant de son identité à Ainos, adressée au Département Legal & Compliance soit :

  • par courrier électronique à l’adresse gdpr@ainos.lu ou,
  • par courrier papier à l’adresse suivante : Ainos, 6, rue d’Arlon, L-8399 Windhof ou encore,
  • via le lien vers le site MyDPRights : ici

Durée de conservation des Données à Caractère Personnel

Les Données à Caractère Personnel seront conservées par Ainos pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités poursuivies par Ainos et ce dans le respect de ses obligations légales.